Een rijksmedewerker blijft na een incident langer doorwerken en meldt de extra uren achteraf. Dan zijn vier vragen nodig: was het werk op verzoek van de leidinggevende, viel het buiten het vastgestelde arbeidspatroon, bereikt de aaneengesloten periode de cao-drempel en blijven wettelijke werk- en rusttijden kloppen? Eén veld 'overuren' geeft op die vragen geen betrouwbaar antwoord. Leg daarom opdracht, tijdregistratie, vergoeding en herstel als afzonderlijke onderdelen vast.

Wat de bronnen laten zien

De officiële definitie in de CAO Rijk noemt overwerk wanneer een werknemer op verzoek van de leidinggevende buiten de werktijden van het vastgestelde arbeidspatroon werkt. Daarvan is sprake als de werknemer op een dag langer werkt dan het arbeidspatroon bepaalt of wordt opgeroepen tijdens een bereikbaarheids- of beschikbaarheidsdienst. Extra tijd die iemand op eigen initiatief maakt, is daarmee niet automatisch overwerk in de cao-betekenis. De werkgever moet dus zowel het verzoek als het toepasselijke arbeidspatroon kunnen reconstrueren.

Paragraaf 7.7 van de CAO Rijk koppelt de reguliere overwerkvergoeding aan werknemers tot en met salarisschaal 10. Bij aansluitend overwerk geldt daarnaast een drempel: minimaal vijftien minuten wanneer de dagelijkse werktijd korter dan vier uur is en minimaal dertig minuten wanneer die werktijd vier uur of meer bedraagt. Vergoeding wordt daarna berekend per aaneengesloten periode van vijftien minuten. Een tijdregistratie die alleen per hele dienst of afgeronde uren werkt, kan daardoor een verkeerde aanspraak opleveren.

De cao onderscheidt vergoeding in tijd en in geld. De tijdcomponent bestaat uit verlofuren ter grootte van de duur van het overwerk en moet zo snel mogelijk worden opgenomen, gewoonlijk uiterlijk in de volgende maand. Aan het einde van het jaar kan maximaal 36 uur restant naar IKB-spaarverlof. Wanneer opname volgens de werkgever de bedrijfsvoering verstoort, worden de verlofuren uitbetaald tegen de uurwaarde op het moment van betaling. De geldcomponent hangt af van dag en tijdstip en loopt volgens de officiële tabel van 25 tot 100 procent van het salaris per uur.

Bijzondere afspraken kunnen bestaan. De cao staat toe dat de werkgever in bijzondere gevallen met vakbonden andere afspraken over de vergoeding maakt; die horen dan in het personeelsreglement. Voor werknemers op wie hoofdstuk 22 van toepassing is, geldt de vergoeding uit paragraaf 22.10 in plaats van de algemene regeling. Schaal, toepasselijk hoofdstuk en eventueel personeelsreglement moeten daarom vóór de berekening worden vastgesteld.

Vergoeding en arbeidstijd zijn verschillende controles. Rijksoverheid licht toe dat de Arbeidstijdenwet maxima kent van twaalf uur per dienst en zestig uur per week, maar ook gemiddelden van maximaal 55 uur over vier weken en 48 uur over zestien weken. Na een werkdag geldt in beginsel minimaal elf uur aaneengesloten rust en daarnaast wekelijkse rust. Cao-vergoeding maakt overschrijding van die grenzen niet toegestaan. Omgekeerd kan gewerkte tijd zonder cao-overwerkvergoeding wel meetellen voor de arbeidstijdtoets.

HR-duiding

Maak het leidinggevendenverzoek aantoonbaar vóór of zo snel mogelijk tijdens het extra werk. Leg reden, taak, medewerker, verwachte begin- en eindtijd en beslisser vast. Bij een onverwachte calamiteit kan de formele registratie achteraf volgen, maar vermeld dan wie wanneer de opdracht gaf en waarom vooraf registreren niet mogelijk was. Gebruik achteraf goedkeuren niet als vaste werkwijze voor structurele capaciteitsproblemen.

Koppel iedere registratie aan het geldende arbeidspatroon. Toon geplande werktijd, feitelijke extra tijd en eventuele oproep uit bereikbaarheids- of beschikbaarheidsdienst afzonderlijk. Bewaar de onbewerkte begin- en eindtijden en pas cao-drempels en kwartierblokken pas in de berekeningslaag toe. Zo blijft zichtbaar wat werkelijk is gewerkt, ook wanneer een deel niet tot een vergoeding leidt.

Laat salarisadministratie de juiste regeling selecteren. Controleer salarisschaal, hoofdstuk 22, lokale afspraken en dag- en tijdvak voordat percentages worden berekend. Splits de vergoeding in tijd en geld en vermeld de gebruikte bronversie. Een handmatige correctie krijgt reden, berekening en bevoegde goedkeuring; vervang nooit het oorspronkelijke tijdrecord door alleen het uitbetalingsbedrag.

Plan overwerkverlof als herstel, niet als los saldo. Wijs bij goedkeuring meteen een beoogd opnamemoment aan en bewaak de cao-richtlijn van gewoonlijk uiterlijk de volgende maand. Als de werkgever meent dat opname de bedrijfsvoering verstoort, leg dan het concrete besluit en de uitbetaling vast. Voorkom dat ieder team zelf bepaalt wanneer uren naar IKB-spaarverlof gaan of worden uitbetaald.

Voer parallel een arbeidstijd- en rustcontrole uit. Tel alle relevante werkperioden, inclusief oproepen, over de wettelijke referentieperioden en signaleer komende roosterconflicten. Laat de planner een volgende dienst aanpassen wanneer rust onvoldoende is; een financiële vergoeding lost herstel niet op. Voor functies met afwijkende regels moet de bevoegde specialist het toepasselijke Arbeidstijdenbesluit of andere regeling controleren.

Analyseer maandelijks patronen per taak en team. Herhaalde opdrachten buiten het rooster kunnen wijzen op onderbezetting, een onrealistisch arbeidspatroon, storingsgevoeligheid of ontbrekende piketbezetting. Gebruik totalen niet voor automatische prestatiebeoordeling, maar bespreek oorzaak, herstel en structurele oplossing. Overwerkregistratie is daarmee tegelijk een individuele aanspraak, een veiligheidscontrole en een signaal voor capaciteitsplanning.

Werkgeverscheck

  • Leg verzoek, reden, taak en beslisser bij iedere overwerkopdracht aantoonbaar vast.
  • Bewaar geplande en feitelijke tijden voordat drempels en kwartierblokken worden toegepast.
  • Controleer schaal, hoofdstuk 22 en personeelsreglement vóór de vergoeding wordt berekend.
  • Plan overwerkverlof en wettelijke rust als afzonderlijke herstelbesluiten.
  • Analyseer terugkerend overwerk op capaciteit, roosterontwerp en storingsgevoeligheid.

Waar de grens ligt

Gecontroleerd op 22 september 2026. Deze publicatie bepaalt geen individuele aanspraak of loonberekening. Salarisschaal, arbeidspatroon, toepasselijk cao-hoofdstuk, personeelsreglement, oproepvorm en concrete tijden kunnen de uitkomst veranderen. Controleer de actuele CAO Rijk en laat arbeidstijd, vergoeding en rooster door bevoegde rollen beoordelen. Voor bijzondere beroepsgroepen kunnen afwijkende wettelijke regels gelden.

Redactionele afbakening

Dit artikel biedt algemene HR-duiding en is geen individueel juridisch, medisch of arbeidsvoorwaardelijk advies. Controleer de actuele primaire bron voor een concrete beslissing.

Bronnen

  1. CAO Rijk 7.7: OverwerkvergoedingPrimaire cao-bron voor doelgroep, drempels, tijd- en geldvergoeding, percentages en afwijkingen.
  2. CAO Rijk: definitie overwerkPrimaire definitie van leidinggevendenverzoek, arbeidspatroon en oproep tijdens bereikbaarheids- of beschikbaarheidsdienst.
  3. Rijksoverheid: wettelijke werk- en rusttijdenOfficiële uitleg van maxima, gemiddelde werkweken en dagelijkse en wekelijkse rust.