Sinds 1 juli 2026 is het register van actieve vertrouwensfunctionarissen geen voorbereidingsproject meer. Werkgevers met vertrouwensfuncties moeten de actuele populatie beheersen: wie begint daadwerkelijk, wie verandert van functie of locatie en wie stopt? Een afgegeven verklaring van geen bezwaar is daarbij niet voldoende. Zonder sluitende aan- en afmelding lopen het HR-systeem, de veiligheidsadministratie en de werkelijkheid uiteen.
Wat de bronnen laten zien
De wijziging van de Wet veiligheidsonderzoeken is gefaseerd in werking getreden. De wettelijke basis voor het register gold vanaf 1 april 2026; de overige verplichte onderdelen traden op 1 juli 2026 in werking. Werkgevers moesten bestaande actieve vertrouwensfunctionarissen vervolgens binnen vier weken registreren. Die overgangsdeadline is verstreken, waardoor de aandacht nu naar structurele instroom, wijziging en uitstroom moet verschuiven.
Een vertrouwensfunctie is een functie waarin de nationale veiligheid kan worden geschaad. Voor vervulling is een verklaring van geen bezwaar, een VGB, nodig. Dat is iets anders dan een VOG en ook iets anders dan verplichtingen uit de Algemene Beveiligingseisen voor Rijksoverheidsopdrachten. De gewijzigde Wvo kent daarnaast locatiegebonden VGB's. HR moet daarom niet alleen een medewerker en functietitel registreren, maar de koppeling met de formeel aangewezen vertrouwensfunctie en zo nodig locatie correct laten beheren.
De werkgever levert de wettelijk vereiste gegevens via de bevoegde uitvoeringsroute aan. Bij vertrek, een nooit gestarte kandidaat of andere beëindiging van de actieve vervulling moet afmelding zo spoedig mogelijk plaatsvinden en waar de wet een termijn noemt uiterlijk binnen die termijn. Screeninginhoud hoort niet als vrije notitie in het personeelsdossier; HR heeft vooral status, rol, datum en procesbewijs nodig.
Maak één levenscyclus waarin HR en de beveiligingsfunctie ieder een duidelijke rol hebben. Bij werving bepaalt de beveiligingsfunctie of de positie formeel als vertrouwensfunctie is aangewezen en welk type VGB nodig is. HR voorkomt dat iemand feitelijk start voordat de vereiste status is bevestigd. Leg ook vast wat gebeurt bij interne doorstroom, locatieverandering, hernieuwd onderzoek en tijdelijke inzet.
Gebruik een gecontroleerde mutatiestroom: voorgenomen start, feitelijke start, wijziging, schorsing van inzet, niet-starten en uitdiensttreding. Iedere mutatie krijgt een eigenaar, deadline, bevestiging van verwerking en een uitzondering wanneer gegevens ontbreken. Beperk het gebruik van het BSN tot de geautoriseerde route en neem geen onderzoeksinformatie over in algemene HR-rapportages.
Voer periodiek een populatievergelijking uit tussen HR, het overzicht van aangewezen functies en het register. Onderzoek verschillen direct: een open dienstverband is niet automatisch actieve functievervulling en een beëindigd dienstverband mag niet als actief geregistreerd blijven. Registreer oorzaak en herstelactie zodat terugkerende procesfouten zichtbaar worden.
Test de keten met scenario's: kandidaat ontvangt een VGB maar start niet, medewerker verhuist naar een andere aangewezen locatie, functie wordt opgeheven, medewerker gaat uit dienst tijdens afwezigheid. De uitkomst moet aantonen wie meldt, binnen welke termijn en welk bewijs wordt bewaard.
Werkgeverscheck
- Koppel iedere actieve vertrouwensfunctie aan formele aanwijzing, VGB-type en zo nodig locatie.
- Blokkeer feitelijke start zolang de vereiste veiligheidsstatus niet is bevestigd.
- Maak aanmelding, wijziging, niet-starten en vertrek afzonderlijke HR-beveiligingsmutaties.
- Vergelijk periodiek HR-populatie, functieoverzicht en register en herstel verschillen met eigenaar en deadline.
- Bewaar alleen noodzakelijke status- en procesinformatie in HR en houd screeningsinhoud afgeschermd.
Waar de grens ligt
Dit artikel bepaalt niet welke functies als vertrouwensfunctie moeten worden aangewezen en geeft geen oordeel over een individueel veiligheidsonderzoek. De bevoegde autoriteit, aanwijzingsbesluiten en actuele Wvo zijn leidend. Bewaar geen inhoudelijke veiligheidsinformatie in het personeelsdossier zonder duidelijke wettelijke noodzaak en autorisatie.
Dit artikel biedt algemene HR-duiding en is geen individueel juridisch, medisch of arbeidsvoorwaardelijk advies. Controleer de actuele primaire bron voor een concrete beslissing.
Bronnen
- Staatsblad 2026, 72Gefaseerde inwerkingtreding per 1 april en 1 juli 2026.
- Staatsblad 2025, 315Wettekst met register-, aanmeld- en afmeldverplichtingen.
- AIVD, wijziging Wet veiligheidsonderzoekenActuele werkgeversinformatie over de gewijzigde uitvoering.
- AIVD, wat is een veiligheidsonderzoekUitleg van vertrouwensfuncties, veiligheidsonderzoek en VGB.